تلعب المستندات دورًا أساسيًا في حماية مصالح أصحاب الأعمال على مدار عمر الشركة. فيما يلي قائمة بأكثر المستندات القانونية شيوعًا لمساعدتك في تحديد احتياجات عملك.
لائحة الشركات الخاصة:
تطلب معظم الأنظمة الاحتفاظ بسجل مكتوب باللوائح الداخلية. تحدد اللوائح الداخلية كيف ستحكم الشركة نفسها وتوضيح هيكل عملك وأدوارك الفردية وقضايا الحوكمة. على سبيل المثال ، يمكن أن تساعد اللوائح الداخلية في تسوية نزاع حول طول مدة عضوية المدير أو تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى أغلبية بسيطة للموافقة على قرار.
محضر الاجتماع: وهو مستند يحتفظ بسرد رسمي لما تم القيام به أو الحديث عنه في الاجتماعات الرسمية ، بما في ذلك أي قرارات أو إجراءات تم اتخاذها. ويمكن الرجوع إليه لتسوية نزاع حول ما حدث أو لم يحدث في اجتماع سابق.
يجب أن تكون المحاضر مفصلة بما يكفي لتكون بمثابة “ذاكرة مؤسسية” لشركتك. يجب أن تحتوي على المعلومات التالية: نوع الاجتماع ؛ وقت ومكان الاجتماع ؛ الحضور ٬ جميع الإجراءات المتخذة (المشتريات ، القرارات ، إلخ) ؛ بالإضافة إلى أي تصويت بما في ذلك نتائج تصويت الجميع ومن امتنع عن التصويت.
اتفاقية عدم الإفشاء: سواء كنت تدرك ذلك أم لا ، فإن عملك يحتوي على معلومات يجب أن تظل خاصة ، مثل قائمة العملاء أو السجلات المالية أو الأفكار الخاصة بخطة تسعير جديدة. اتفاقية عدم الإفشاء هي خط دفاعك الأول لحماية هذه المعلومات. ينشئ هذا المستند القانوني علاقة سرية بين عملك وأي مقاولين وموظفين وشركاء أعمال آخرين قد يلقون نظرة وراء الكواليس على عملياتك.
عقد العمل: يحدد هذا العقد التزامات وتوقعات الشركة والموظف من أجل تقليل النزاعات المستقبلية. يمكن أن يكون المستند مفيدًا إذا كنت ترغب في ثني بعض الموظفين الجدد عن مغادرة شركتك في وقت مبكر جدًا ، أو الكشف عن معلومات سرية حول عملك ، أو الذهاب للعمل لدى أحد المنافسين. يجب مراجعة العقد من قبل محامي عمل متمرس قبل تسليمه للموظف للتوقيع.
خطة العمل: قد لا تكون خطة العمل وثيقة قانونية ، ولكنها مطلوبة إذا قررت في أي وقت السعي للحصول على تمويل أو بيع نشاطك التجاري. يمكن أن تتكون خطة عملك من صفحة واحدة أو مائة صفحة ، طالما أنها توضح أهداف عملك وخريطة طريقك للوصول إلى هذه الأهداف.
مذكرة تفاهم: تقع مذكرة التفاهم في مكان ما بين العقد الرسمي والمصافحة. توثق المذكرة أي محادثات مهمة تجريها مع الموردين والشركاء المحتملين وغيرهم من المشاركين في الأعمال. تعد مذكرات التفاهم طرقًا رائعة لوضع شروط المشروع أو العلاقة كتابةً ، لكن لا تعتمد على الوثيقة لتكون ملزمة قانونًا.
شروط الاستخدام عبر الإنترنت: يجب أن تتضمن أي شركة لها موقع إلكتروني شروط الاستخدام الخاصة بها. يمكن أن تحد هذه الصفحات من مسؤوليتك في الحالات التي توجد فيها أخطاء في المحتوى الخاص بك ، وكذلك المعلومات الواردة في أي روابط خارجية من موقع الإلكتروني الخاص بك. علاوة على ذلك ، يجب أن تتيح شروطك للزائرين معرفة ما يمكنهم أو لا يمكنهم فعله على موقعك ، لا سيما في الحالات التي يمكن للزوار التعليق على المدونات أو مشاركة المحتوى الخاص بهم.
سياسة الخصوصية على الإنترنت: إذا جمعت أي معلومات من عملائك أو زوار الموقع (مثل عناوين البريد الإلكتروني) ، فأنت ملزم قانونًا بنشر سياسة خصوصية تحدد كيفية استخدام هذه المعلومات وعدم استخدامها.
تعتبر هذه المستندات جزء مهم لتأمين أعمالك ومرجع رئيسي في حال حدوث خلاف مع أي طرف آخر ، فهي أكثر من مجرد إجراءات شكلية. احرص دائما ًعلى توثيق علاقاتك وخططك التجارية من خلال هذا النوع من المستندات.
