الصياغة المثالية للعقود والاتفاقيات

من المهمات الشائكة التي تواجه المحامين أثناء عملهم هي صياغة العقود والاتفاقيات بالشكل القانوني الملائم وبما يحقق مصلحة الأطراف المتعاقدة. ومن الخطأ الاعتقاد بأن الصياغة المثالية ترتبط بالمعرفة القانونية فحسب. فهناك العديد من العناصر التي يجب توفرها لكتابة عقد صحيح وملائم للغرض الذي تمت صياغته من أجله. وفيما يلي أهم الإرشادات التي من شأنها مساعدة المحامي على صياغة العقود والاتفاقيات بالطريقة المثالية.

1. احرص على تحويل الاتفاق الشفوي إلى صيغة مكتوبة.

نادرا ما تتخذ الاتفاقيات الشفوية صفة الإلزام القانوني. ومن الصعب إن لم يكن من المستحيل أن يعتد بها في قاعات المحاكم وأمام القضاء. فعلاً,  وفي عالم الشركات والمؤسسات المالية والتجارية بالأخص، يجب أن تتم صياغة كافة الترتيبات الشفوية على شكل عقود أو اتفاقيات مكتوبة حتى لو كان القانون لا يتطلب ذلك.

أضف أن, العقود والاتفاقيات المكتوبة تعتبر أقل قابلية للإخلال والنقض من الترتيبات الشفوية، لأنها تشكل مستندات موثقة من قبل المحامين، وتوضح بما لا يدع مجالا للشك حقوق كل طرف والتزاماته في حالة حدوث التباس أو نزاع.

2. حافظ على بساطة الصياغة.

يعتقد الكثير من المحامين والأطراف المتعاقدة أن عبارات العقد القانوني يجب أن تكون مركبة ومتكلفة ومحشوة بالمصطلحات القانونية المتخصصة. لكن هذا الاعتقاد خاطئ ومبالغ به، فكل ما تحتاجه لصياغة عقد قانوني صحيح هو استخدام مواد معنونه ومرقمة على شكل جمل قصيرة وفقرات بسيطة ذات محتوى مفهوم للقارئ العادي والأطراف ذات العلاقة.

3. تأكد من إبرام الاتفاقية مع صاحب القرار مباشرة.

لا تضيع الوقت في التفاوض على بنود الاتفاقية مع من لا يتمتع بالصلاحيات المطلوبة ويحتاج للحصول على موافقة رئيسه على كل بند قبل الاتفاق عليه معك. فإذا شعرت بأن من يجلس معك هو شخص منزوع الصلاحية ولا يستطيع اتخاذ أي قرار قبل الرجوع لمن هم أعلى منه سلطة، فعليك أن تطلب بلباقة أن يتم ترتيب لقاء لك مع صاحب القرار وأن لا تتهاون في تنفيذ هذا الطلب أو تقبل أي أعذار.

وتتمثل أهمية هذا الطلب في التأكد من أن الشخص الذي تتفاوض معه لإبرام الاتفاقية قادر على إلزام الشركة بتطبيق بنودها. ولديه مصلحة في أن تفي الشركة بالتزاماتها بموجب الاتفاقية. يمكن أن يكون هذا الشخص مالك الشركة أو رئيس مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي أو مدير العمليات المفوض.

4. التوصيف الصحيح للأطراف المتعاقدة.

من السهل جدا الوقوع في خطأ التوصيف غير الصحيح للأطراف المتعاقدة ما لم يكن المحامي واسع الخبرة وكثير الاطلاع. عليك كمحام أن تتيقن من أن الأطراف والأسماء المذكورة في العقد مكتوبة بأسمائها القانونية المعتمدة لتتمكن من تحميلها المسؤولية عن تنفيذ التزاماتها بموجب الاتفاقية. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة الطرف في العقد شركة ذات مسؤولية محدودة، فعليك كتابة اسمها القانوني الصحيح مضافا إليه عبارة “ذات مسؤولية محدودة” لتوصيفها بالشكل الذي يلائم وضعها من حيث الالتزام ببنود العقد، وتجنب ذكر أسماء الموقعين بدلا من اسم الشركة مهما كان موقعهم الوظيفي مع الأخذ بعين الاعتبار أنه يجوز ذكر اسم المفوض بالتوقيع جنبا إلى جنب مع اسم الشركة باعتباره ممثلها ومن ينوب عنها لأغراض الالتزام بالاتفاقية المبرمة.

5. لا تغفل أيا من التفاصيل.

يجب أن يوضح نص الاتفاقية حقوق والتزامات كل طرف بالتفصيل. لا تغفل أيا من التفاصيل لمجرد أنك ناقشتها مسبقا ووصلت إلى تفاهم شفهي بشأنها، لأنه يستحيل إلزام الأطراف بتنفيذها ما لم تكن مكتوبة في العقد. في المحاكم، لا يأخذ القضاة إلا بمضمون المحتوى المكتوب في العقد بمنأى عن أي قرينة خارجية تشير إلى عكس ما هو مكتوب أو تحاول تفسيره بشكل ملبس أو مغلوط. لذلك يتوجب على المحامي أن يدرج كافة التفاصيل مكتوبة ليتمكن من الاحتجاج بها أمام القضاء. حتى لو نسي المحامي كتابة بعض التفاصيل، فلا ضير من إضافتها بخط اليد مع الحصول على توقيع كافة الأطراف المتعاقدة على المحتوى المضاف لتصبح هذه الكتابة اليدوية جزءا من العقد.

6. تحديد الالتزامات المالية والمدفوعات.

تتسم البنود المالية في العقود والاتفاقيات بأنها معقدة بطبيعتها وتشوبها الكثير من التفاصيل التي تحتمل أكثر من تفسير. لذلك يجب على المحامي كتابة التفاصيل المالية بحذر شديد مع تجنب إغفال أي من التفاصيل المتعلقة بالمبالغ وطرق الدفع بما في ذلك المواعيد والتواريخ والأرقام المحددة.

ويجب أن يكون العقد واضحا بشأن ما إذا كان المبلغ المتفق عليه سيتم تسديده على دفعات، أو دفعة واحدة بعد إتمام الاتفاق وتسليم المنتجات أو الخدمات. كما يجب توضيح طريقة الدفع بشكل تام سواء كانت نقدا أو شيكات أو بطاقات ائتمانية.

7. تحديد الشروط والحالات التي توجب إنهاء العقد.

من أهم الأمثلة على الظروف التي توجب إنهاء العقد إخلال أحد الطرفين بمواعيد التسليم المتفق عليها والتي تمنح الطرف المتضرر الحق في إنهاء الاتفاقية دون أي تبعات قانونية.

8. تحديد طرق حل النزاعات والمحاكم ذات الاختصاص.

على المحامي توضيح الطرق التي يمكن أن تلجأ إليها الأطراف المتعاقدة في حال نشوب نزاع قضائي. كما يتوجب عليه تحديد المحاكم ذات الاختصاص بالنظر في القضية.

9. الحفاظ على السرية.

ينطوي إبرام العقود والاتفاقيات على كشف بعض المعلومات التي تعتبرها الأطراف المتعاقدة سرية. وفي هذه الحالة يتوجب على المحامي ترتيب الاتفاقية بحيث تتضمن التزاما متبادلا بعدم الإفصاح والحفاظ على السرية.

الخلاصة:

إن صياغة العقود لا تدل على المعرفة القانونية التي يتمتع بها المحامي فحسب، بل تشير كذلك إلى خبرته ومهارته وقدرته على الإلمام بالغرض من إبرام العقود والاتفاقيات وتحديد الأطراف المتعاقدة ذات الأهلية القانونية المطلوبة وصياغة بنود تحفظ حقوق كافة الأطراف المتعاقدة.